Für neue Mitarbeiter ist der erste Arbeitstag in einem neuen Job selbstredend sehr aufregend.
So muss dieser nicht nur neue Aufgaben übernehmen, sondern auch neue Kollegen kennenlernen.
Doch auch für ein bestehendes Team ist es ungewohnt, wenn plötzlich ein neues Gesicht hinzukommt. Eine nette Begrüßung mit Vorstellung ist daher von beiden Seiten aus angebracht.
Wie sieht ein solcher Begrüßungstext aus? Wird dieser per E-Mail versendet und was gehört rein? Was gibt es zu beachten?
Wir möchten dazu nachfolgend gerne ausführlich informieren und in diesem Zuge auch jeweils Formulierungsbeispiele zur Verfügung stellen.
Begrüßungstext per E-Mail an neuen Mitarbeiter
In vielen Unternehmen wird bereits einige Tage vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters eine Begrüßungsmail versendet.
Diese beinhaltet beispielsweise einige Informationen zur Einarbeitung und zum Ablauf des ersten Tages.
Sie soll dem neuen Mitarbeiter aber vor allem das Gefühl geben, dass er Willkommen sein wird und dass sich das Team bereits freut, ihn kennenzulernen.
Daher eignet sich zu diesem Zweck ein informelles Begrüßungsschreiben ganz besonders. Dieses könnte wie folgt formuliert sein:
„Liebe/Lieber [Name],
In wenigen Tagen ist es so weit und du hast deinen ersten Arbeitstag bei uns. Wir freuen uns alle sehr auf dich! Arbeitsbeginn ist am [Datum] um [Uhrzeit]. Melde dich gerne am Empfang/in Raum Nr. XY. Du wirst dann abgeholt.
Solltest du vorab Fragen haben, melde dich gerne. Wir haben dir aber an diese E-Mail auch bereits einige relevante Dokumente mit wichtigen Informationen für dich angehängt, die du lesen kannst.
Hab noch ein paar schöne Tage.
Viele Grüße und bis bald!
[Name der Abteilung/des Teams]“
Alternativ oder in Kombination bietet es sich auch an, einen Brief zu formulieren und diesen am Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters zu hinterlegen.
Das wirkt sogar noch persönlicher – besonders dann, wenn dieser von Hand geschrieben wurde. In manchen Unternehmen erhalten neue Kollegen zudem kleine Willkommensgeschenke.
In einem solchen Brief könnte folgendes stehen:
„Liebe/Lieber [Name],
schön, dass du endlich da bist! Das Team hat sich sehr auf dich gefreut. An deinem ersten Arbeitstag wirst du viel lernen. Gerne zeigen wir dir alles und führen dich umher. Dabei stellen wir dich auch allen Kollegen vor, mit denen du arbeiten wirst. Zu Mittag essen wir dann alle gemeinsam und lernen uns kennen.
Komm bei Fragen immer gerne auf einen von uns zu, wir helfen dir jederzeit gerne.
Wir werden eine tolle gemeinsame Zeit haben!
Viele Grüße
[Namen und Unterschriften aller Teammitglieder]“
Beide Varianten – E-Mail und/oder Brief – hinterlassen bei einem neuen Mitarbeiter, der ohnehin aufgeregt ist, ein gutes Gefühl.
Daher sollte diese Art der Begrüßung nicht fehlen, um den Einstieg in den neuen Job so angenehm wie möglich zu gestalten.
Begrüßungsschreiben an neues Team/Kollegen
Auch als neuer Mitarbeiter können Sie sich an ihrem ersten Arbeitstag bei ihren neuen Kollegen vorstellen.
Während Sie Ihr neues Team je nach Größe vermutlich gleich persönlich kennenlernen, eignet sich für eine große Vorstellungsrunde eine E-Mail an alle weiteren Mitarbeiter im Unternehmen.
Mit diesen werde Sie vermutlich erst nach und nach in Kontakt treten, weswegen es sich anbietet, sich vorab per E-Mail einmal vorzustellen.
Machen Sie in dieser E-Mail unbedingt folgende Angaben:
- Ihr voller Name
- Ihre neue Position
- Ihre Abteilung
- Ihre Aufgaben
- Ihren beruflichen Werdegang
- Ihre beruflichen Ziele im Unternehmen
- Ihre Kontaktdaten
Persönliche Auskünfte wie Wohnort, Familienstand und Hobbys können Sie nach Belieben hinzufügen – Sie müssen nicht. Abschließen sollten Sie diese E-Mail mit einer Handlungsaufforderung.
So können Sie beispielsweise betonen, dass Sie sich auf ein gemeinsames Gespräch oder sogar ein Mittagessen freuen und auch jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
Bedanken Sie sich außerdem für die Zeit, die Ihre Kollegen beim Lesen der E-Mail investiert haben.
Die E-Mail könnte wie folgt aussehen:
„Sehr geehrte/Liebe Kollegen und Kolleginnen,
An meinem ersten Arbeitstag hier bei [Unternehmen] möchte ich mich gerne bei Ihnen/euch vorstellen. Mein Name ist XY, ich bin X Jahre alt und besetze ab heute die Position XY in der Abteilung XY. Dabei übernehme ich unter anderem folgende Aufgaben: Aufzählung.
Bei Fragen und Anliegen zu diesen Themen stehe ich Ihnen/euch ab sofort gerne zur Verfügung.
Einige Informationen zu mir: Nach meiner Ausbildung/meinem Studium als [Berufsbezeichnung] habe ich als [Positionen auflisten] gearbeitet. Ich freue mich sehr darüber, jetzt ein Teil von [Unternehmen] zu sein und an zukünftigen Erfolgen mitwirken zu können.
Freiwillig: Ich wohne in [Stadt] und bin in einer Beziehung/verheiratet. Ich habe XY Kinder/Haustiere und meine Hobbys sind unter anderem X, Y und Z.
Lassen Sie/lasst uns gerne einmal gemeinsam zu Mittag essen und uns näher kennenlernen. Ich hoffe, mich bei eventuellen Fragen an Sie/euch wenden zu dürfen.
Danke vielmals, dass Sie/ihr meine E-Mail gelesen haben/habt.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Signatur mit allen relevanten Kontaktdaten“
Wie genau Sie Ihre neuen Kollegen ansprechen sollten, werden Sie sicherlich schnell recht schnell feststellen.
In jedem Fall haben Sie nun einen Anhaltspunkt, was Sie in einer solchen E-Mail schreiben können. Passen Sie dieses Beispiel gerne für Ihre Person an.
Was gibt es zu beachten?
Selbstverständlich sollte insbesondere bei einer Begrüßung per E-Mail ein aussagekräftiger Betreff nicht fehlen. Andernfalls geht sie gerne einmal unter.
Der Begrüßungstext oder auch der Anhang einer E-Mail sollte zudem vollständig sein und alle wichtigen Informationen enthalten.
Das gilt für beide Fälle, ob soeben der neue Mitarbeiter begrüßt wird oder dieser sich vorstellt. Daher bieten sich Standard-Mails nicht an – sie sollten individuell formuliert werden.
Bestenfalls liest zudem jemand Korrektur, damit der Text fehlerlos verschickt wird und so einen guten ersten Eindruck hinterlässt.
Neuen Mitarbeitern, die sich per E-Mail vorstellen, sollte außerdem klar sein, dass sie vermutlich nur sporadisch Antworten darauf erhalten.
Da die neuen Kollegen beschäftigt sind und manche diese E-Mail überhaupt nicht lesen werden, dient sie in erster Linie nur zur Kenntnisnahme. Sie wird keine Kontakte herstellen. Aber keine Angst, Sie werden Ihre Kollegen nach und nach ohnehin persönlich kennenlernen.
Des Weiteren sollten Sie sich überlegen, abhängig von Ihrem neuen Arbeitgeber und der dort herrschenden internen Firmenkultur, ob Sie die neuen Kollegen bereits von Anfang an duzen, oder doch lieber zunächst beim sicheren Sie bleiben.
Eine angemessene Begrüßung ist ein Muss
Die Begrüßung neuer Mitarbeiter per E-Mail oder Brief vermittelt diesem schon vor dem oder spätestens am ersten Arbeitstag ein gutes Gefühl. So weiß der neue Kollege, dass er erwartet wird und alles für ihn vorbereitet ist.
Stellt sich ein neuer Mitarbeiter per E-Mail bei seinen neuen Kollegen vor, weiß schnell jeder, wer das neue Gesicht auf dem Flur ist. Zudem können übliche Fragen vorneweg beantwortet werden.
Beides bietet sich demnach zweifellos an und sollte nicht ausgelassen werden. Begrüßung und Vorstellung gehören zum Onboarding-Prozess definitiv dazu und verbessern den ersten Eindruck für beide Seiten.
Weiterführend:
- Bewerbung: Antwort auf Absage (mit Muster)
- Genesungswünsche an Kollegen, Chef und Kunden (Beispiele/Muster)
- Bewerbung als Teamleiter
