Jeder Mensch kommt in seinem Leben mindestens einmal in die Lage, für etwas um Entschuldigung bitten zu müssen – auch im geschäftlichen Kontext.
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten ihre Worte dann mit Bedacht wählen, um dem Gegenüber wahrlich Reue zu symbolisieren und so die zuvor bestandene Harmonie wiederherzustellen.
Sollte kein persönliches Gespräch für die Entschuldigung möglich sein, ist alternativ das Aufsetzen eines entsprechenden Schreibens denkbar.
In diesem Artikel soll es zum einen um die Gründe für ein Entschuldigungsschreiben und zum anderen darum gehen, was dabei aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmersicht jeweils zu beachten ist. Zudem stellen wir für mehrere Fälle Vorlagen zur Verfügung.
Wozu bedarf es einem Entschuldigungsschreiben?
Eine schriftliche Entschuldigung sollte stets nur dann übergeben werden, wenn kein persönliches Gespräch gesucht werden kann oder das Gegenüber dies verweigert.
Es ist andernfalls immer persönlicher, sich von Angesicht zu Angesicht zu entschuldigen.
Grundsätzlich kann es folgende Gründe haben, jemanden um Entschuldigung zu bitten:
1. Schuld eingestehen
Hat man einen Fehler begangen, muss man dies auch zugeben können – egal, um was es geht.
Dies geht meist einher mit einem Gefühl der Reue und dem Bedürfnis, dass dieser Fehler verziehen wird. Man möchte ihn also wiedergutmachen.
2. Harmonie wiederherstellen
Versteht man sich mit jemandem gut und das Verhältnis könnte unter einem Fehler leiden, dienen ein Schuldeingeständnis und eine Entschuldigung auch dazu, die Harmonie untereinander wiederherzustellen.
3. Gebot der Höflichkeit
Nicht zuletzt ist es einfach auch höflich, sich für einen begangenen Fehler zu entschuldigen.
Selbstverständlich ist die Notwendigkeit eines Entschuldigungsschreibens aber auch abhängig von der Situation, in der ein Fehler passiert ist, und von dessen Schwere.
Bei kleinen Missgeschicken ohne große Konsequenzen bedarf es üblicherweise keiner größeren Rechtfertigung und erst recht keines Schreibens.
Es reicht in solchen Fällen, sich sofort oder im Nachgang mündlich und in Kürze zu entschuldigen.
In welchen Fällen sind Entschuldigungsschreiben nötig?
Wann sind denn aber Entschuldigungsschreiben tatsächlich angebracht? Wenn auch Arbeitnehmer, die sich krankmelden, dies nicht weiter begründen müssen, machen dies einige bis heute.
Meist verfassen sie eine E-Mail, falls sie sich nicht gleich telefonisch entschuldigen. Dabei reichen natürlich zwei bis drei Sätze völlig aus.
Ähnlich sieht es bei den Abwesenheitsmeldungen wegen Krankheit des Kindes aus. Eltern haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, sich für die Pflegezeit freizustellen.
Dies erfolgt in vielen Fällen allerdings unbezahlt und wird von Arbeitgebern leider auch nicht immer positiv gesehen.
Daher entschuldigen sich einige Arbeitnehmer immer noch ausführlich für ihr Fehlen bei der Arbeit. Dies führt bei einigen kulanten Arbeitnehmern außerdem zu einer bezahlten Freistellung.
Entschuldigungen sind aber insbesondere dann nötig, wenn im geschäftlichen Umfeld Fehler gemacht wurden – vor allem dann, wenn diese schwerwiegend waren.
Dabei kann es sich um fachliche oder auch persönliche Fehler halten, wenn beispielsweise eine Diskussion zwischen Mitarbeiter und Chef entstanden ist und zu hitzig geführt wurde.
Fachliche Fehler können zudem durchaus negative Konsequenzen wie beispielsweise einen Auftragsverlust, verärgerte Kunden oder Verzögerungen des Projekts mit sich bringen. Im schlimmsten Fall wird dadurch sogar eine Existenz bedroht.
All das kann immer mal passieren, sollte dann jedoch unbedingt entschuldigt werden. Wir werden uns im Folgenden auf diese Art der Entschuldigung konzentrieren, da es üblicherweise nicht nötig ist, sich für Krankheit oder begründete Abwesenheiten zu entschuldigen.
Was gibt es bei einem Entschuldigungsschreiben zu beachten?
Ein Entschuldigungsschreiben kann grundsätzlich je nach Länge sowohl per Brief als auch per E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht versendet werden.
Dabei spielt insbesondere eine Rolle, wie förmlich man es halten möchte.
Empfehlenswert ist es bei schwerwiegenden Fehlern, einen richtigen Brief aufzusetzen. Dies vermittelt am ehesten den Eindruck einer ernst gemeinten Entschuldigung.
Relevant ist dabei allerdings in erster Linie der Inhalt, der zweifellos über ein „Es tut mir leid“ hinausgehen sollte.
Folgende Punkte sollten in einem Entschuldigungsschreiben enthalten sein:
- Hinweis auf die Bitte um Entschuldigung als Einleitung
- Fehler nennen und ausführen, wie es dazu kam
- Wichtig: Verantwortung übernehmen
- Reue symbolisieren
- Absicht kundtun, den Fehler wiedergutmachen zu wollen inklusive entsprechenden Vorschlag
- Ordentlich entschuldigen und um Verzeihung bitten
- Betonen, dass ein solcher Fehler nicht mehr vorkommen wird
Wichtig ist in diesem Zusammenhang außerdem folgendes:
- Zeitnah nach dem Ereignis entschuldigen
- Zeit nehmen für das Verfassen des Schreibens, damit es vollständig ist
- Ehrlich sein!
- Nicht herausreden, sondern zum Fehler stehen
- In der Kürze liegt die Würze: Ein seitenlanges Entschuldigungsschreiben ist zweifellos nicht angebracht. Stattdessen sollte es kurz und knapp gehalten werden und dennoch alles Wichtige enthalten.
- Fehler tatsächlich nicht wiederholen
All das bisher Geschriebene gilt selbstverständlich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, schließlich gibt es immer wieder Situationen, in denen sich auch ein Chef bei seinem Mitarbeiter entschuldigen muss.
Muster/Vorlagen für Arbeitnehmer
Abschließend möchten wir Ihnen zwei Vorlagen für ein Entschuldigungsschreiben an Ihren Chef zur Verfügung stellen, die Sie als Arbeitnehmer nutzen und für Ihre Zwecke anpassen und erweitern können.
Achten Sie dabei natürlich auf die korrekte Ansprache. Duzen Sie Ihren Arbeitgeber, ändern Sie das gerne entsprechend ab.
Entschuldigung nach einer verbalen Auseinandersetzung
„Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
Für meine unangebrachte Reaktion in unserer Diskussion möchte ich heute bei Ihnen um Entschuldigung bitten.
Es war keinesfalls professionell, so emotional und laut zu werden und Ihre Kritik infrage zu stellen.
Ich benötigte etwas Zeit, um darüber nachzudenken, und stellte dabei fest, dass Sie richtig lagen.
Dank Ihrer Vorschläge kann ich mich in meiner Arbeitsweise zweifellos verbessern und werde diese daher natürlich annehmen.
Gerne möchte ich auch in Zukunft weiterhin so harmonisch wie bisher mit Ihnen zusammenarbeiten. Ich hoffe, dass Sie meine Entschuldigung annehmen und mir verzeihen können.
Viele Grüße
[Unterschrift]“
Entschuldigung für fachlichen Fehler
„Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
Gestern kam es zu einem schwerwiegenden Fehler meinerseits, der unseren Kunden berechtigterweise verärgert hat.
Das hätte mir nicht passieren dürfen, weshalb ich mich hierfür aufrichtig entschuldigen möchte. Selbstverständlich habe ich diesen Fehler sofort behoben und mich bereits persönlich beim Kunden entschuldigt.
Demnach hat dieser bestenfalls keine weiteren Konsequenzen. Dennoch übernehme ich die volle Verantwortung und versichere Ihnen, dass dies nicht noch einmal vorkommen wird. Ich bitte an dieser Stelle um Verzeihung.
Viele Grüße
[Unterschrift]“
Formulierung/Vorlage für Arbeitgeber
Aus Sicht des Arbeitgebers kann ein Entschuldigungsschreiben zweifellos ähnlich ausfallen wie die obigen Beispiele.
Da sich eine Führungskraft bei einem eigen verschuldeten Fehler jedoch selbst um die Lösungsfindung und eventuelle Konsequenzen kümmert, finden Sie nachfolgend lediglich eine Vorlage für eine Entschuldigung nach einem verbalen Fauxpas. Diese können Sie situationsgerecht anpassen.
Entschuldigung nach einer verbalen Auseinandersetzung
„Liebe/r XY,
In unserem letzten Gespräch habe ich mich unmöglich verhalten und von meinen Emotionen leiten lassen. Das war unberechtigt und keinesfalls angemessen.
Du hast keinen Fehler gemacht und diese Reaktion nicht verdient. Aus diesem Grund möchte ich mich hier in aller Form bei dir entschuldigen und hoffe, du kannst mir verzeihen.
An dieser Stelle möchte ich dir meinen Dank für deinen unermüdlichen Einsatz und deine Geduld mit mir als Chef aussprechen. Das ist nicht selbstverständlich und muss einmal gesagt werden.
Viele Grüße
[Unterschrift]“
All die Vorlagen können beliebig angepasst, gekürzt oder gegebenenfalls erweitert werden.
Ein Entschuldigungsschreiben gehört sich einfach
Eine Entschuldigung bei unangemessenem Verhalten oder gar Fehlern sollte immer erbracht werden – ob von Arbeitgebern oder Arbeitnehmern.
Meinung: Das gehört sich einfach so. Bestenfalls wird das persönliche Gespräch hierfür gesucht, anderenfalls ist auch ein ernstgemeintes und aufrichtiges Entschuldigungsschreiben in Ordnung.
Weiterführend:
