Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige haben während ihres Berufslebens hin und wieder die Verpflichtung, eine Dienstreise anzutreten.
Dies kann verschiedene Gründe haben – die Vorstellung eines neuen Produkts, ein wichtiges Gespräch mit einem Geschäftspartner oder auch, um neue Produktionsprozesse in einem Werk zu überwachen.
Eine Geschäftsreise muss in jedem Fall immer gut vorbereitet werden. Wichtige Materialien für Präsentationen zu vergessen oder sogar den Flug zu verpassen wären fatale Fehler, die vermieden werden sollten.
Aus diesem Grund finden Sie in diesem Beitrag eine ausführliche Checkliste mit zehn Tipps zur optimalen Planung einer Dienstreise.
1. Rahmenbedingungen klären
Wo findet der Termin statt und wie lange dauert die Anreise? Die Entscheidung, mit welchem Verkehrsmittel man anreist, ist häufig abhängig davon, wie viel Zeit die Anreise in Anspruch nimmt und wann man vor Ort sein muss.
Bei so manchen Terminen am frühen Morgen oder Vormittag kann sogar eine Anfahrt am Tag zuvor sowie eine Hotelübernachtung nötig sein.
Die eigenen Präferenzen und die verfügbaren Möglichkeiten spielen selbstverständlich ebenfalls eine Rolle. Fliegen ist beispielsweise nicht jedermanns Sache, weshalb lieber auf eine Bahnfahrt oder die Anreise mit einem Dienstwagen zurückgegriffen wird.
Je nachdem, wo die Reise hingeht, ist eine Fahrt mit der Bahn unter Umständen jedoch zu umständlich oder ein Dienstwagen ist im Reisezeitraum nicht verfügbar. Dies sind Punkte, die in der Reiseplanung berücksichtigt werden müssen.
Eine frühzeitige Planung ist besonders aufgrund dieser potenziellen Schwierigkeiten enorm wichtig.
2. Verkehrsmittel wählen
Steht der Termin fest, muss die Anreise im Detail geplant werden. Fällt die Wahl auf einen Dienstwagen, muss dieser für den entsprechenden Zeitraum gebucht werden.
Bei einer Bahnfahrt ist die frühzeitige Auswahl einer passenden Verbindung und der Kauf der Tickets für Hin- und Rückreise wichtig. Zudem muss organisiert werden, wie man zum Bahnhof kommt.
Wird eine Anreise mit dem Flugzeug nötig, müssen nicht nur die Flugtickets gekauft werden – auch die Anfahrt zum Flughafen muss dann gut geplant werden.
Wegen der Sicherheitskontrolle und der Gepäckaufgabe, die häufig viel Zeit in Anspruch nehmen, sollte ein großer Zeitpuffer eingerechnet werden. Kommt es dann zu Verzögerungen, stellt dies kein Problem dar.
3. Hotel aussuchen
Bei mehrtägigen Aufenthalten oder wenn die Anreise nicht am Tag des Termins möglich ist, muss ein Hotelzimmer reserviert werden. Im besten Fall liegt das Hotel nicht weit entfernt von dem Ort, an dem der Termin stattfindet.
Das hat den Vorteil, dass die Fahrt vom Hotel zum Unternehmen des Geschäftspartners und wieder zurück nicht allzu lang dauert. Auch der Flughafen oder der Bahnhof sollten gut erreichbar sein.
Wichtig ist natürlich auch die Art der Verpflegung, die im Hotel angeboten wird. Insbesondere bei einer Buchung für mehrere Tage ist es wichtig, dass im Hotel oder nicht weit weg davon eine Möglichkeit besteht, Essen zu gehen.
4. Transfermöglichkeiten organisieren
Bei einer Reise mit dem Dienstwagen ist die nötige Flexibilität, von einem Ort zum anderen zu gelangen, uneingeschränkt gegeben.
Anders sieht es aus, wenn man zum Bahnhof, zum Flughafen oder auch vom Ankunftsort bzw. von einem Hotel zum Termin und zurück fahren muss.
Eine Möglichkeit dafür wären die öffentlichen Verkehrsmittel oder Taxis, was zum Teil jedoch vorab sehr schwer zu koordinieren ist und unter Umständen nicht reibungslos funktioniert.
Es kann aber auch vor Ort, für die Dauer des Aufenthalts, ein Mietwagen organisiert werden. Sind einige Tage Aufenthalt geplant, macht dies besonders Sinn.
Mit einem Mietwagen erhält man die sonst fehlende Flexibilität und kann diesen in der Regel an Flughafen bzw. Bahnhof abholen und auch wieder abgeben.
5. Pufferzeiten einplanen
Während der gesamten Dienstreise sollten für alle Eventualitäten zeitliche Puffer eingeplant werden.
Ist man mit dem Auto unterwegs, kann es jederzeit zu Stau kommen, Bahnen können sich verspäten und am Flughafen kann es immer zu Verzögerungen kommen.
Besonders dann, wenn man auf mehrere Verkehrsmittel angewiesen ist, sollten Verbindungen mit größeren Umsteigezeiten gewählt werden.
So kann man auf Nummer sicher gehen, dass man trotz möglicher Verspätungen der einen Verbindung noch rechtzeitig zur nächsten käme.
Solche Puffer sind auch deshalb wichtig, da das Einchecken in einem Hotel meist nur zu gewissen Zeiten möglich ist und somit ein pünktliches Ankommen auch in dieser Hinsicht dringend nötig ist.
6. Gepäck
Wie auch vor einem Urlaub ist das Kofferpacken immer eine Kunst für sich. Bei einer Dienstreise jedoch kommen zu Kleidung, Hygieneartikeln wie Zahnbürste, Duschgel und Shampoo sowie persönlichen Gegenständen auch noch die Materialien für den Geschäftstermin hinzu.
Im besten Fall haben Sie alles auf einem Laptop und müssen keine weiteren Unterlagen mitnehmen. Dann ist es nur wichtig, die Laptoptasche zusätzlich zum Koffer nicht zu vergessen.
Anderenfalls achten Sie darauf, dass Sie frühzeitig alle wichtigen Gegenstände und Unterlagen zusammen richten und sich zur Überprüfung eine Liste zum Abhaken schreiben.
7. Dokumentenmappe richten
Grundsätzlich ist es bei Dienstreisen immer ein Vorteil, wenn sämtliche wichtigen Unterlagen in einer Mappe zu finden sind. Hierbei handelt es sich nicht nur um die Dokumente für den Geschäftstermin.
Auch alle Reiseunterlagen sollten in einer solchen Mappe enthalten sein, damit immer der Überblick gewahrt werden kann und bei eventuellen, kurzfristigen Umbuchungen alles auf einen Blick zu finden ist. Ebenfalls gehören Versicherungsunterlagen in diese Mappe.
8. Persönliche Gegenstände
Vor allem bei Flugreisen ist es nur zu empfehlen, persönliche Gegenstände, Unterlagen und natürlich Geld im Handgepäck zu verstauen.
Zu den wichtigsten Dokumenten gehören Ausweise, Führerschein, ggf. Visum, Kreditkarten und vielleicht eine Liste mit den wichtigsten Telefonnummern.
Im Handgepäckkoffer sollten Sie zusätzlich zu den Unterlagen immer etwas zum Umziehen und frisch machen einpacken. Außerdem auch Ladekabel für Smartphone und Laptop sowie Medikamente, Zahnpasta (darf Zahnpasta ins Handgepäck?) etc. .
Gäbe es dann ein Problem mit dem aufgegebenen Gepäck, wäre das in diesem Fall kein Weltuntergang.
9. Im Büro alles für die Abwesenheit organisieren
Damit jeder Ihrer Kollegen und auch Kunden wissen, dass Sie abwesend sind, sollten Sie vor der Abreise eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem Mailprogramm einrichten.
Auf diese Weise erhält jeder, der Ihnen eine Mail schreibt, die Information, wann Sie wieder erreichbar sein werden.
Selbstverständlich können Sie aber auch eine Vertretung benennen, die sich um alles kümmert, bis Sie wieder zurück sind. Für diesen Fall gibt es die Möglichkeit der Rufumleitung.
Bei Bedarf können Sie mittels Vollmachten jemanden beauftragen, während Ihrer Abwesenheit wichtige Entscheidungen an Ihrer Stelle zu treffen. Gerade bei mehrwöchigen Geschäftsreisen ist dies möglicherweise sinnvoll.
10. Sonstiges
Bei Auslandsreisen sollten Sie sich vorab bezüglich eines möglicherweise nötigen Visums erkundigen und dieses, falls benötigt, rechtzeitig beantragen.
Auch Reiseadapter und Telefonkarten sollten dann, wenn möglich, frühzeitig organisiert werden, damit Sie sich nicht vor Ort erst einmal um solche Dinge kümmern müssen.
Grundsätzlich ist es vor einer Reise ins Ausland auch immer sinnvoll, für Notfälle eine Auslandsreiseversicherung abzuschließen.
Des Weiteren kann es empfehlenswert sein, eine Notfallkontaktliste anzufertigen. Das heißt, Sie notieren sich, die Telefonnummern von Ihrer Bank, Versicherung, Botschaft/Konsulat, … Damit Sie auf diese im Worstcase schnell zurückgreifen können.
Ebenfalls kann es in unsicheren Ländern sehr empfehlenswert sein, Kopien von den Ausweisdokumenten anzufertigen, falls die originale geklaut werden sollten. Sowie sich rechtzeitig über die Sicherheitslage des Zielorts zu informieren.
Falls Sie nicht die Sprache Ihres Reiselandes beherrschen, kann es ratsam sein, einzelne wichtige Ausdrücke wie zum Beispiel: Danke, wo geht es zum Bahnhof? Wie viel kostet es?, … in der Sprache des Ziellandes ins Notizbuch zu notieren, oder gar komplett auswendig zulernen.
Fazit – Geschäftsreise Checkliste
Eine Dienstreise zu planen, läuft in den Grundzügen genauso ab, wie wenn Sie eine private Reise buchen. Zusätzlich kommen allerdings noch einige wichtige Punkte hinzu, damit die anstehenden Geschäftstermine reibungslos ablaufen.
Wenn Sie sich frühzeitig einen guten Reiseplan erstellen und sorgfältig packen, kann nichts mehr schiefgehen.
