Der erste Arbeitstag in einem neuen Unternehmen ist aufregend und intensiv. Sie lernen viele neue Gesichter kennen, müssen sich im Gebäude zurechtfinden und beginnen häufig auch gleich mit der Einarbeitung in die neuen Aufgaben.
Selbstverständlich können Sie am ersten Tag nicht gleich sämtliche Kollegen im Unternehmen persönlich kennenlernen. Schreiben Sie daher doch eine Rundmail, in der Sie sich vorstellen.
Ist eine solche Vorstellungs-E-Mail angebracht? Was müsste inhaltlich denn beinhaltet sein und was ist dabei zu beachten?
Diese Fragen beantworten wir Ihnen nachfolgend und stellen Ihnen sehr gerne auch ein Formulierungsbeispiel zur Verfügung.
Ist eine Vorstellung per E-Mail wirklich akzeptabel?
Je nach Größe des Unternehmens wird es Ihnen kaum möglich sein, sich bei allen Kollegen persönlich vorzustellen.
Zudem müssten Sie zu diesem Zweck jeden in einem passenden Moment antreffen, was vermutlich nur nach Terminvereinbarung realisierbar wäre. Sinn ergibt das allerdings auf keinen Fall. Schließlich haben Sie zu Beginn Ihrer neuen Tätigkeit sicherlich viel zu tun.
E-Mails sind hingegen unaufdringlich und setzen keine sofortige Reaktion voraus. Ihre Kollegen können sie dann lesen, wenn sie Zeit haben.
Was ist der Zweck einer solchen E-Mail?
Aber weshalb sollte man sich überhaupt per E-Mail vorstellen? Je nach Position werden Sie sicherlich mit einigen Kollegen im Unternehmen künftig zusammenarbeiten.
Man trifft sich gegebenenfalls auch beim Mittagessen oder in den Fluren und bestenfalls erhalten die Kollegen schnell einen Namen zum fremden Gesicht.
Es ist zudem immer sinnvoll, den ein oder anderen Kontakt zu knüpfen und so das eigene Netzwerk auszubauen. Im Grunde können Sie sogar in der E-Mail benennen, weshalb sie diese schreiben. Dazu nun mehr.
Was kann eine Begrüßungs-E-Mail beinhalten?
Zu Beginn der E-Mail stellen Sie sich natürlich mit Ihrem Namen und Ihrer neuen Position vor, damit die Kollegen Sie einer Abteilung zuordnen können.
Dann können Sie auch ansprechen, wie Ihr beruflicher Werdegang war und weshalb Sie in diesem Unternehmen arbeiten wollten.
Sie können zudem Ihre Aufgaben nennen und sich so auch als möglicher Ansprechpartner positionieren.
Schreiben Sie gegebenenfalls auch, was Ihre beruflichen Ziele im Unternehmen sind und wie Sie zu Fortschritten oder zum Wachstum des Unternehmens beitragen wollen.
Die beruflichen Fakten sind selbstverständlich besonders relevant in einer solchen E-Mail. Dennoch können Sie sich auch privat vorstellen und beispielsweise Ihren Wohnort, Familienstand und Hobbys nennen. Allerdings ist das selbstverständlich freiwillig.
Und um auf den Zweck der E-Mail zurückzukommen: Nach der Vorstellung können Sie nun auch eine Handlungsaufforderung einbinden.
Scheuen Sie sich nicht, Ihren Wunsch nach einem näheren Kennenlernen, z. B. im Rahmen eines gemeinsamen Mittagessens, zu benennen. Schließlich ist es durchaus sinnvoll, sich unter Kollegen besser kennenzulernen.
Womöglich gibt es auch Kollegen, an die Sie sich betreffend Ihrer Arbeit wenden könnten, um einen Rat oder ähnliches einzuholen.
Dann können Sie gerne auch schreiben, dass Sie hoffen, bei Fragen auf die Kollegen zugehen zu dürfen.
Letztlich ist es auch durchaus angebracht, sich bei den Kollegen für das Lesen der E-Mail zu bedanken.
Es ist bei der Flut von Nachrichten nicht selbstverständlich, dass solche E-Mails gelesen werden. Mit einem Dank am Ende der E-Mail schätzen Sie die Zeit, die sich Ihre Kollegen für Sie genommen haben.
Und abschließend können Sie jetzt noch eine Signatur mit Ihren Kontaktdaten hinterlassen. Dazu gehören folgende Angaben:
- Name
- Position
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Links zu Job-Profilen, damit auch online eine Vernetzung erfolgen kann
So ist es Ihren neuen Kollegen möglich, Sie bei Bedarf zu kontaktieren.
Was bei einer Vorstellung per E-Mail zu beachten ist
Vergessen Sie bei dieser Vorstellung-E-Mail keinesfalls den Betreff. Da Ihre Kollegen sicherlich sehr viele E-Mails erhalten, ist ein Betreff besonders wichtig.
Dieser muss nicht lang, aber informativ sein. Tatsächlich reicht bereits ein „Vorstellung [Ihr Name]“.
Halten Sie sich dann zunächst an eine förmliche Begrüßung und werden Sie nicht zu freundschaftlich.
Sie kennen Ihre Kollegen bislang nicht. Der formelle Tonfall sollte sich in der gesamten E-Mail durchziehen.
Machen Sie sich Gedanken zum Inhalt und nehmen Sie sich Zeit. Eine solche E-Mail in wenigen Minuten herunterzuschreiben, bringt nur Fehler mit sich.
Bevor Sie Ihre Vorstellung indessen versenden, lesen Sie sich unbedingt Korrektur. Im besten Fall sogar mehrfach und sorgfältig.
Prüfen Sie, ob alle wichtigen Angaben und Kontaktdaten enthalten und korrekt sind und ob sich die E-Mail gut liest.
Schließlich sollen die neuen Kollegen durch diese E-Mail auch einen positiven Eindruck gewinnen. Fehler würden das Gegenteil bewirken.
Zu guter Letzt sollten Sie nicht davon ausgehen, dass Sie von jedem Kollegen eine Antwort erhalten.
Im Gegenteil – das wird vermutlich sogar eine Ausnahme sein. Ihre Kollegen sind beschäftigt und tatsächlich werden einige davon Ihre E-Mail vermutlich nie lesen.
Aber keine Sorge: Sie werden je nach Unternehmensgröße früh genug einige oder sogar alle Kollegen persönlich kennenlernen. Spätestens bei Veranstaltungen.
Formulierungsbeispiel – Vorstellung via Mail
Nun möchten wir Ihnen natürlich auch ein Formulierungsbeispiel zur Verfügung stellen, welches Sie für sich anpassen können.
„Sehr geehrte Kollegen und Kolleginnen,
Meinen ersten Arbeitstag bei [Unternehmensname] möchte ich dazu nutzen, mich bei Ihnen allen vorzustellen. Mein Name ist [Ihr Name], ich bin [Ihr Alter] Jahre alt und ab heute als [Position] in der Abteilung XY tätig. Meine Aufgaben sind unter anderem [Aufzählung einiger Aufgaben]. Gerne stehe ich Ihnen bei allen Fragen und Anliegen zu diesen Themen ab sofort zur Verfügung.
Kurz zu mir: Ich habe im [Jahr] eine Ausbildung/ein Studium als [Berufsbezeichnung] abgeschlossen und seitdem als [Positionen auflisten] gearbeitet. Ich freue mich, nun bei [Unternehmensname] tätig zu sein und hoffe, mit meiner Arbeit einen großen Teil zu zukünftigem Erfolg beitragen zu können.
Optional: Ich lebe in [Stadt], bin in einer Beziehung/verheiratet und habe XY Kinder/Haustiere. Meine Hobbys sind X, Y und Z.
Ich freue mich, den ein oder anderen von Ihnen bald beim Mittagessen zu treffen. Sollten meinerseits Fragen aufkommen, hoffe ich, mich an Sie wenden zu dürfen.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine E-Mail zu lesen.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Signatur mit vollständigen Kontaktdaten“
Je nachdem, wo Sie zukünftig arbeiten werden, können Sie den Tonfall natürlich entsprechend anpassen.
Das obige Beispiel dient Ihnen lediglich als Anhaltspunkt für Ihre Vorstellung per E-Mail.
Warum Sie sich Ihren Kollegen vorstellen sollten
Die meisten Menschen haben zwar gerne Kontakt mit anderen und brauchen diesen auch, sind aber nicht kontaktfreudig. Das bedeutet, sie haben Angst davor als erster auf andere zuzugehen.
Der Kontakt zu Ihren Arbeitskollegen ist wichtig, aus folgenden Gründen: Erstens, emotionaler Natur. Arbeitstage sind selten nur damit gefüllt, dass Sie ins Büro gehen und bis Feierabend einfach Ihre Arbeit erledigen.
Wenn Sie unter Stress oder Druck stehen, Sie für etwas keine Lösung finden, etc. brauchen Sie manchmal jemanden, der Sie versteht.
Sowie kann es vorkommen, dass Sie jemandes Hilfe benötigen oder auch jemand der kurzzeitig für Sie einspringt. Was der zweite Aspekt ist, der in dem Artikel des Harvard Business Review erwähnt wird.
Denn wenn Sie einen guten Kontakt zu Ihren Kollegen pflegen, ist die Wahrscheinlichkeit wesentlich höher, dass diese gewillt sind, für Sie einzuspringen. Oder Ihnen bei der Arbeit zu helfen.
Um einen guten Kontakt zu Kollegen zu beginnen, kann eine kurze Vorstellungsmail sehr hilfreich sein. Gerade für die Personen, die sich nicht trauen, am Anfang auf andere direkt in Person zuzugehen.
Fazit: Sich per E-Mail vorstellen kann vorteilhaft sein
Eine Vorstellung bei den neuen Kollegen per E-Mail macht insbesondere in größeren Unternehmen durchaus Sinn.
Dies ermöglicht den Kollegen, das neue Gesicht auf dem Flur oder in der Kantine zuzuordnen.
Sie haben sich zudem als Ansprechpartner positioniert und einige üblicherweise aufkommende Fragen im Vorfeld beantwortet.
Bei einer gut formulierten Vorstellung ohne Fehler konnten Sie einen guten Eindruck hinterlassen und bleiben im Gedächtnis.
Weiterführend:
