Virtuelle Assistenz

Von zuhause oder von unterwegs aus Geld verdienen und seine Arbeitszeiten dabei völlig frei gestalten können – davon träumen viele Menschen. Mittlerweile gibt es mehrere Arbeitsmodelle, bei denen das möglich ist.

Remote Stellen werden immer häufiger ausgeschrieben, das Homeoffice-Modell nimmt ebenfalls an Beliebtheit zu und digitale Nomaden leben ohnehin bereits nach diesem Schema.

Seit einiger Zeit ist das Berufsbild Virtuelle Assistenz zudem immer bekannter geworden. Was darunter zu verstehen ist, wie man damit Geld verdienen kann und welche Herausforderung diese Tätigkeit mit sich bringt, erläutern wir in diesem Artikel für Sie.

 

Was ist eine Virtuelle Assistentin oder ein Virtueller Assistent?

Sicherlich kennen Sie die klassischen Sekretärinnen bzw. Sekretäre, auch persönliche Assistenten genannt. Sie arbeiten Seite an Seite mit Geschäftsführern, Abteilungsleitern und anderen Führungskräften. Als Sekretärin verwaltet man zum Teil aber auch das Büro ganzer Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens.

Nichts anderes macht eine virtuelle Assistentin auch. Der Unterschied? Virtuelle Assistenten sind selbstständig und melden zu Beginn ihrer Tätigkeit ein Gewerbe an.

Sie erfüllen somit sämtliche Pflichten eines Selbstständigen: Sie tragen das volle Risiko ihrer unternehmerischen Tätigkeit selbst, benötigen mehrere Auftraggeber, schreiben Rechnungen, arbeiten in eigenen Büroräumen, melden sich selbst bei der Krankenkasse an usw.

Virtuelle Assistenten benötigen zum Arbeiten lediglich einen Laptop und einen Internetzugang sowie das Engagement, sich jederzeit in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten und neues Wissen anzueignen.

 

Was bietet eine virtuelle Assistenz an?

Dienstleistungen, die von einer virtuellen Assistenz, auch VA, angeboten werden, sind äußerst vielseitig. Es handelt sich dabei schon lange nicht mehr nur um die Aufgaben, die eine Sekretärin in einem Unternehmen für ihren Chef erfüllt.

Welche Dienstleistungen man als VA anbietet, ist jedem selbst überlassen. Dazu gehört natürlich bei einigen virtuellen Assistenten nach wie vor das Back Office, also Terminkoordination, Korrespondenz, Erstellen von Schriftstücken und Präsentationen, Planung von Geschäftsreisen, Recherche uvm.

Dazu gekommen sind aber auch Dienstleistungen wie Webseitenerstellung, das Schalten von Werbeanzeigen auf Google und Facebook, Transkriptionen, Social Media Betreuung, das Erstellen und Betreuen von Online-Shops und weitere.

Ein VA ist meist ein Allrounder, der viele verschiedene Fähigkeiten in eine Zusammenarbeit einbringen kann. Viele Virtuelle Assistenten kombinieren gleich mehrere Tätigkeiten miteinander.

So bieten einige gleich ein Marketing-Paket aus verschiedenen Dienstleistungen an, andere sind neben der VA auch Texter oder nutzen Network- und Affiliate-Marketing, um einen weiteren Einkommensweg aufzubauen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

 

Was gehört zum Start als Virtuelle Assistenz dazu?

Um Dienstleistungen als virtuelle Assistentin oder virtueller Assistent anbieten zu können, muss nicht zwingend ein entsprechender beruflicher Hintergrund gegeben sein.

Es gibt viele Quereinsteiger in diesem Bereich, die eine bestimmte Leidenschaft haben und diese zunächst als Hobby nebenher – später beruflich als virtuelle Assistenz – ausführen.

Mit Engagement und ein bisschen Glück findet man auch ohne Ausbildung für die angebotene Tätigkeit Auftraggeber. Dennoch bilden sich viele VA mithilfe von Kursen weiter oder nehmen Coachings in Anspruch.

Wie bereits erwähnt, muss zum Start als VA ein Gewerbe angemeldet werden. Die virtuelle Assistenz fällt nicht unter eine freiberufliche Tätigkeit. Beim Finanzamt muss dieses Gewerbe selbstverständlich ebenfalls gemeldet und eine Steuernummer dafür beantragt werden.

Es muss entschieden werden, ob man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt oder von Anfang an unter die Regelbesteuerung fällt. Es ist dabei unerheblich, ob man zunächst nebenberuflich oder gleich hauptberuflich startet.

Die Kleinunternehmerregelung (mehr dazu auf der Website des BMWi) dient dazu, den Beginn in der Selbstständigkeit zu vereinfachen. Wählt man diese, muss zunächst keine Umsatzsteuer abgeführt werden, d. h. im Gründungsjahr dürfen bis zu 22.000 €, im Folgejahr bis zu 50.000 € Einnahmen erzielt werden.

Wird diese Grenze überschritten, müssen die Rechnungen inkl. der Umsatzsteuer ausgestellt und Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden.

 

Wie erhalten virtuelle Assistenten Aufträge?

Um Kunden zu generieren, müssen virtuelle Assistenten natürlich – wie jeder andere Selbstständige auch – Werbung für sich und ihre Tätigkeit machen.

Dafür gibt es verschiedene Mittel und Wege. In erster Linie sollte immer ein Netzwerk über die sozialen Medien aufgebaut werden.

Auf den Profilen auf LinkedIn, Facebook und Instagram sollten regelmäßig relevante Inhalte gepostet und eine Reichweite aufgebaut werden. Schließlich können darüber potenzielle Auftraggeber auf das Angebot der VA aufmerksam gemacht werden.

Viele Virtuellen Assistenten erstellen zudem ein Portfolio, um dies aktiv in Gruppen auf Facebook und LinkedIn zu posten, in denen Auftraggeber nach Auftragnehmern suchen. In diesem Portfolio sind die angebotenen Dienstleistungen und die wichtigsten Informationen über die VA aufgeführt.

Eine eigene Webseite ist nicht zwingend von Beginn an nötig, sollte aber nach einer gewissen Zeit unbedingt erstellt werden. Dabei kann auch zunächst ein simples Baukastensystem genutzt werden, damit man kein Geld aufgeben muss, um sie professionell erstellen zu lassen.

Wichtig ist, dass diese Webseite suchmaschinenoptimiert gestaltet wird, damit sie auch tatsächlich als Werbemittel dient und man über Google gefunden wird. Gegebenenfalls kann später, wenn bereits Geld verdient wird, immer noch jemand beauftragt werden, die Seite neu zu gestalten.

Für Freelancer wie auch für virtuelle Assistenten gibt es zusätzlich natürlich auch zahlreiche Online-Portale, auf denen Jobs angeboten werden. Ob dort etwas Relevantes gefunden wird, hängt immer vom eigenen Angebot und von den Ansprüchen ab.

Da auf einigen dieser Plattformen zum Teil Preisdumping betrieben wird, müssen die Jobangebote gut geprüft werden. Sich unter Wert zu verkaufen, nur um überhaupt Geld zu verdienen, macht keinen Sinn und fördert die Selbstständigkeit zudem nicht.

Wenn bereits Zusammenarbeiten zustande kamen und diese erfolgreich abgeschlossen wurden, können die Auftraggeber kurze Bewertungen auf Google oder Facebook für die VA hinterlassen.

Das steigert die Wahrscheinlichkeit, dass andere Auftraggeber sie beauftragen, da bereits positive Erfahrungen vorliegen.

 

Welche Versicherungen benötigen VA?

Eine virtuelle Assistenz muss sich als hauptberuflich Selbstständige natürlich auch selbst krankenversichern.

Dabei ist es ihr überlassen, ob sie sich privat oder freiwillig gesetzlich versichert und auch die Krankenkasse kann selbst ausgewählt werden.

Um Mitglied zu werden und damit die Beiträge berechnet werden können, muss eine Schätzung der Einnahmen vorgenommen werden.

Nach etwa einem Jahr wird die Krankenkasse die tatsächlichen Einnahmen erfragen und die Beiträge entsprechend nachberechnen.

Außer der Krankenversicherung sollte eine virtuelle Assistenz sich aber auch mittels einer Vermögensschaden- bzw. Berufshaftpflichtversicherung absichern.

Sollte während einer Zusammenarbeit mit einem Kunden bei diesem ein finanzieller Schaden entstehen, da die VA einen Fehler gemacht hat, würde eine solche Versicherung in der Regel greifen.

Sinnvoll ist zudem immer eine Rechtschutzversicherung. Käme es zu einem gerichtlichen Verfahren, steht diese bei der Suche nach einem Anwalt zur Verfügung und übernimmt, je nach Fall, die Kosten.

 

Wie handhaben virtuelle Assistenten ihre Finanzen?

Um davon leben zu können, müssen auch virtuelle Assistenten vor Beginn ihrer Tätigkeit kalkulieren, wie viel sie mindestens im Monat verdienen müssen.

Die meisten VA rechnen nach Stunden ab, andere schnüren Paketpreise oder erstellen projektweise Pauschalpreise. Hierfür müssen in jedem Fall sämtliche Ausgaben berücksichtigt werden, um einen fairen, aber wirtschaftlich rentablen Preis verlangen zu können.

Es sollte stets daran gedacht werden, dass es sowohl zu Steuer- als auch zu Krankenkassennachzahlungen kommen kann. Rücklagen sind demnach enorm wichtig. Auch Kosten für Büromaterialien, Geräte, Werbung, Weiterbildung usw. können jederzeit anfallen.

Wie jeder andere Selbstständige auch müssen also auch VA genau durchrechnen, mit welchen Einnahmen sich die Tätigkeit rentiert, um alle Kosten decken und Rücklagen bilden zu können.

Dabei sollte auch berücksichtigt werden, dass es immer Zeiten geben kann, in denen weniger Aufträge zustande kommen und somit weniger Geld verdient wird. Auch das muss abgefangen werden können.

 

Schließen VA Verträge mit den Auftraggebern ab?

Ja und Nein. Es gibt Musterverträge, die man immer haben sollte, um sie gegebenenfalls an die Auftraggeber versenden zu können.

Dazu gehören unter anderem der Vertrag über freie Mitarbeit und der Auftragsverarbeitungsvertrag. Teilweise sind diese Muster kostenfrei zum Download verfügbar, es gibt aber auch welche, die man kaufen kann.

Ob dann entsprechende Verträge zur Zusammenarbeit abgeschlossen werden oder nicht, ist jedem selbst überlassen. Viele Auftraggeber bestehen nicht darauf oder haben sogar eigene Verträge. Diese sollten natürlich genau geprüft werden.

Um alle Vereinbarungen festzuhalten und in einem Streitfall abgesichert zu sein, ist es jedoch immer empfehlenswert, einen Vertrag aufzusetzen.

Oftmals werden aber auch in E-Mails alle wichtigen Details festgeschrieben, die dann auch als Nachweise genutzt werden können. Ein Vertrag würde diese nur offiziell, in einem Schriftstück, dokumentieren.

 

Was gehört noch dazu, um als virtueller Assistent tätig sein zu können?

Eine virtuelle Assistentin oder ein virtueller Assistent lebt von der Kundenakquise. Nur mit Kunden kann Geld verdient werden.

Wie bereits angesprochen, muss also stets Werbung für das eigene Business gemacht werden. Es lohnt sich, dafür ein gutes Branding zu haben.

Überlegen Sie sich zueinander passende Farben, mit denen Sie dann Ihre Webseite sowie Ihr Portfolio und Ihre Social Media Posts gestalten.

Auch ein Logo sollten Sie haben. Das kann dann auf alle Schriftstücke, die Sie versenden, gedruckt werden.

Es macht Sinn, sich vorab genau zu überlegen, welche Menschen man mit dem Dienstleistungsangebot konkret ansprechen möchte. Dann lassen sich alle Webseiten- und Social Media Inhalte sprachlich und gestalterisch bereits besser auf diese anpassen.

Um bezüglich steuerlicher Angelegenheiten stets auf der sicheren Seite zu sein, ist es von Vorteil, sich einen Steuerberater zu nehmen. Zu welchem Zeitpunkt, bleibt jedem selbst überlassen. Anfangs kann man vieles selbst machen.

Was jedoch schon frühzeitig notwendig ist, sind Buchhaltungsprogramm und Geschäftskonto. Private und berufliche Finanzen sollten von Beginn an getrennt gehandhabt werden, um nicht durcheinander zu kommen.

Um dann Ausgaben wie auch Einnahmen mithilfe von Belegen verbuchen zu können, benötigen Sie ein Buchhaltungsprogramm.

Es gibt hierfür, wie auch für Geschäftskonten, verschiedene Anbieter. Vergleichen Sie deren Angebot und natürlich die Kosten genau, um den besten Anbieter für Ihre Zwecke zu wählen.

Mit welchen Programmen und Tools eine VA arbeitet, ist abhängig vom Auftraggeber und von der Tätigkeit. Auch hier gilt, dass kein Wissen vorab vorhanden sein muss. Man muss lediglich den Willen zeigen, sich einzuarbeiten.

Da es so viele verschiedene Tools gibt, wäre es ohnehin nicht möglich, sich alle zu Beginn der Tätigkeit anzusehen. Allerdings sind viele Tools mit dem gleichen Zweck so ähnlich aufgebaut, dass sich in der Regel schnell hineingefunden wird, wenn man mal mit einem gearbeitet hat.

 

Was ist eine Herausforderung in der Tätigkeit als VA?

Die größte Herausforderung ist mit Sicherheit die Kundenakquise. Diese funktioniert nur mit guter Werbung, Geduld und Disziplin. Am Anfang der Tätigkeit, ohne jegliche Referenzen, ist man auf Auftraggeber angewiesen, die auch Anfängern eine Chance geben.

Man hat es sicherlich etwas einfacher, wenn ein entsprechender beruflicher Hintergrund vorhanden ist. Manchmal dauert es etwas, bis die ersten Aufträge zustande kommen, daher lohnt es sich, dabei zu bleiben.

Ganz besonders wichtig ist, dass man mehrere Auftraggeber haben sollte. Fällt einer weg, kann man das mit dem anderen ausgleichen.

Aber ein weiterer Grund dafür ist auch, dass man bei einer Prüfung der Deutschen Rentenversicherung schnell als scheinselbstständig eingestuft werden könnte, würde man sein gesamtes Einkommen nur durch einen Auftraggeber beziehen. Daher gilt es, dies zu vermeiden.

 

Fazit: Zukunftsaussichten für virtuelle Assistenten

Da sich in unserer Welt alles um Digitalisierung dreht und das Internet ohnehin für fast alles genutzt wird, findet auch in der Berufswelt zunehmend alles online statt.

In den Bereichen, in denen VA arbeiten, kann nahezu immer virtuell gearbeitet werden, solange ein Laptop und eine Internetverbindung vorhanden sind.

Daher hat der Beruf Virtuelle Assistenz ein besonders großes Potenzial, immer bekannter zu werden. Es gibt zahlreiche sehr erfolgreiche VA, die sich diese Tatsache bereits zunutze gemacht haben.

Auch für Auftraggeber ist die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin vorteilhaft, da sie ihr kein Büro zur Verfügung stellen, sie nicht anmelden und keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen, und sie ganz flexibel auch nur dann beschäftigen können, wenn gerade Bedarf ist.

Man kann langfristig mit VAs zusammenarbeiten oder auch nur projektbezogen, also vorübergehend.

Entweder monatlich oder nach Abschluss des Projekts bekommt man dann eine Rechnung über die geleisteten Stunden und bezahlt diese. Einfacher geht es kaum, da auch die Einarbeitung in die entsprechenden Tätigkeiten meist schnell und problemlos vonstattengeht.

Virtueller Assistent werden kann zusammengefasst also jeder, solange die Motivation und das Engagement da ist.

Die Kundenakquise ist nicht immer einfach, hier gilt es, dranzubleiben und gute Werbung für sich selbst zu machen. Dann kann grundsätzlich jeder von zuhause oder von unterwegs aus arbeiten und zeitlich flexibel genau die Tätigkeiten ausüben, die am ehesten Spaß machen.

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