Jeder Bewerber stellt sich beim Erstellen seines Lebenslaufes und der Anschreiben stets die Frage, welche Inhalte nun hineingehören und welche nicht.
Grundsätzlich ist der Aufbau dabei aber immer der gleiche, die Unterlagen müssen nur individuell ausgefüllt bzw. formuliert sein – im besten Fall werden relevante Stärken überzeugend hervorgehoben.
Insbesondere in der heutigen Zeit, in der so vieles mittels Computern bearbeitet wird, sind entsprechende EDV-Kenntnisse nahezu in jedem Unternehmen zwingend erforderlich.
Dazu gehören in erster Linie MS-Office-Kenntnisse. Wie können diese jedoch authentisch im Lebenslauf wie auch in dem Anschreiben einer Bewerbung eingebaut werden?
Diesem Thema widmen wir uns in diesem Artikel.
Was sind MS-Office-Kenntnisse überhaupt?
MS Office – also Microsoft Office – ist ein Software-Paket von Microsoft mit mehreren Programmen, welche in den meisten Unternehmen heutzutage für die Textbearbeitung, zur Erstellung von Präsentationen und Kalkulationen sowie zur Verwaltung von Datenbanken genutzt wird.
Auch in Schulen, Universitäten und für den privaten Zweck werden Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access und so weiter häufig eingesetzt.
Im Details gehören zum MS Office Paket folgende Programme:
- MS Word – Textbearbeitung
- MS PowerPoint – Erstellen von Präsentationen
- MS Excel – Tabellenkalkulation
- MS Access – Erstellen und Verwaltung von Datenbanken
- MS OneNote – Notizbuch
- MS Outlook – E-Mail-Programm
- MS Publisher – Erstellen von Publikationen
Zur Nutzung dieses Pakets muss ein kostenloser Microsoft-Account erstellt und ein kostenpflichtiges, monatliches Abonnement abgeschlossen werden.
Die Programme können nach Abschluss eines Abos auf mehreren Geräten genutzt werden und Sie erhalten dann regelmäßige Updates.
Was sind gute MS-Office-Kenntnisse?
Oft möchten Personaler in einem Vorstellungsgespräch von Ihnen eine Einstufung erhalten, wie gut Ihre MS-Office-Kenntnisse sind.
Wie lassen sich gute MS-Office-Kenntnisse aber definieren? Was die Unternehmen tatsächlich unter guten MS-Office-Kenntnissen verstehen, ist oft Ansichtssache und unterscheidet sich teilweise stark.
Als Bewerber ist im Vorfeld natürlich auch schwer einzuschätzen, wie häufig und in welchem Umfang mit diesen Programmen gearbeitet wird.
Tatsächlich geht es bei guten MS-Office-Kenntnissen meist darum, dass man mit Word ordentliche Dokumente erstellen und die Grundfunktionen nutzen kann – Schreiben, Bilder und Tabellen einfügen, Texte formatieren und mehr.
Bei Excel stoßen viele Menschen schnell an ihre Grenzen. Schließlich reicht es hier nicht aus, Daten in die Tabellenblätter einzutragen.
Schnell werden Formeln benötigt, die für Kalkulationen wichtig sind. Wer die wichtigsten Formeln beherrscht und grundsätzlich gut mit Excel arbeiten kann, ist meistens schon auf der sicheren Seite.
Auch bei PowerPoint geht es in erster Linie darum, übersichtliche Präsentationen zu erstellen, in denen die wichtigsten Fakten, Grafiken und Bilder enthalten sind.
Zudem sollten Farben und Schriftarten etc. professionell gewählt und nicht zu exotisch sein.
Outlook ist im Grunde ein E-Mail-Programm wie jedes andere, mit dem auch ein Kalender und ein Kontaktverzeichnis verknüpft sind.
Klickt man sich einmal durch, weiß man in der Regel, wie dieses Programm funktioniert. Die anderen MS Office-Programme werden je nach Unternehmen meist weniger häufig oder gar nicht benutzt.
Warum sollten Sie Ihre MS-Office-Kenntnisse im Bewerbungsschreiben einfügen?
Sie sollten davon absehen, das eigene Bewerbungsschreiben in monotoner Auflistung zu erstellen.
Stattdessen sollte es die Personaler kurz und knackig, gegebenenfalls auch ausführlicher, über Ihren Karriereverlauf und Ihre Kenntnisse informieren. Z.B. worin Sie sich auszeichnen, welches Ihre Stärken sind und in welchen Bereichen Sie bisher gearbeitet haben.
Hauchen Sie Ihrem Lebenslauf einen flotten Rhythmus ein. Vermeiden Sie, dass der Personaler gelangweilt Ihre Bewerbung einfach zu den anderen abheftet.
Indem Sie Ihre MS-Office-Kenntnisse miteinbauen, zeigen Sie nicht nur, dass Sie sich bewusst sind, dass diese Kenntnisse erwartet werden, sondern auch, dass Sie gut informiert sind über den Posten, um den Sie sich bewerben.
Des Weiteren zeigt es, wenn Sie einen Bereich für MS-Office-Kenntnisse in Ihrem CV einfügen, dass Sie über unterschiedliche EDV-Kenntnisse verfügen. So vermeiden Sie unter anderem eine monotone Auflistung Ihrer bisherigen beruflichen Meilensteine.
Was ist bei der Nennung der MS-Office-Kenntnisse in Lebenslauf und Anschreiben zu beachten?
Unabhängig von der schlussendlichen Formulierung, sollten Sie bei der Nennung Ihrer MS-Office-Kenntnisse im Lebenslauf unbedingt ehrlich sein.
Haben Sie noch nie mit einem oder mehreren der genannten Programme gearbeitet, behaupten Sie nicht, Sie hätten darin gute Kenntnisse. Im schlimmsten Fall fliegt das nach wenigen Tagen auf.
Lassen Sie dann lieber den Punkt MS Office aus Ihrem Lebenslauf und dem Anschreiben raus und erklären Sie im persönlichen Gespräch, dass Sie die Programme bis dahin noch nie nutzen mussten oder stattdessen andere, eventuell ähnliche, Programme angewendet haben.
Sind Sie tatsächlich Profi und haben in Ihrer bisherigen Karriere täglich mit Word, Excel und Co. gearbeitet, können Sie das selbstverständlich gerne so aufführen.
Anderenfalls können Sie auch im Anschreiben etwas näher erläutern, welche Programme Sie bis jetzt in welchem Umfang genutzt haben und wie sicher Sie sich in deren Anwendung fühlen.
Wie sieht also die Nennung der MS-Office-Kenntnisse im Lebenslauf aus? (mit Beispiel)
In Muster-Lebensläufen werden unter den EDV-Kenntnissen oft die verschiedenen MS Office aufgelistet und dann entsprechend den Kenntnissen eingestuft in
- „Sehr gut“ oder „Expertenkenntnisse“
- „Gut“ oder „fortgeschrittene Kenntnisse“
- „Durchschnittlich“ oder „mittlere Kenntnisse“
- „Grundkenntnisse“
Haben Sie keine oder kaum relevante Kenntnisse, schreiben Sie lieber zu diesem Punkt nichts in den Lebenslauf. „Mangelhaft“, „Ungenügend“ oder ähnliches kommt eher schlecht an und verringert Ihre Chancen auf eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch enorm.
Alternativ können Sie auch nennen, wie lange Sie schon mit diesen Programmen arbeiten, beispielsweise:
- MS Office: 10 Jahre fundierte Erfahrungen/Kenntnisse
- MS Excel: 5 Jahre fortgeschrittene Kenntnisse
- MS PowerPoint: 2 Jahre Grundkenntnisse
In welcher Form Sie Ihre Kenntnisse aufführen, ist Ihnen überlassen. Sie können selbstverständlich auch weitere EDV-Kenntnisse, wenn vorhanden, ergänzen.
Wie formuliert man die MS-Office-Kenntnisse in dem Anschreiben?
Auch im Anschreiben zur Bewerbung sollten Sie ehrlich sein und entweder nichts schreiben oder nennen, in welchen Bereichen und in welchem Umfang Sie bereits Erfahrungen in den einzelnen MS Office-Programmen sammeln konnten.
Das könnte wie folgt aussehen:
„In der Vergangenheit habe ich in meiner Tätigkeit als Sachbearbeiter bereits zehn Jahre lang mit MS Word, Excel und PowerPoint gearbeitet und dabei fundierte Kenntnisse im Umgang mit diesen Programmen gesammelt.“
oder
„Während meiner Funktion als Assistenz habe ich täglich mit MS Word und PowerPoint gearbeitet und zahlreiche umfangreiche Dokumente und Präsentationen erstellt. Auch für MS Excel kann ich Grundkenntnisse vorweisen, die ich jederzeit gerne mithilfe von Einweisungen oder Schulungen erweitere.“
Halten Sie die entsprechende Passage kurz und formulieren Sie diese in eigenen Worten den Tatsachen entsprechend.
Näher darauf eingehen können Sie letztendlich in einem Vorstellungsgespräch immer noch.
Fazit – MS-Office-Kenntnisse im Lebenslauf
Ihre MS Office Kenntnisse sollten Sie immer der Wahrheit entsprechend in Lebenslauf und Anschreiben nennen und dabei konkrete Formulieren wie oben aufgeführt verwenden.
Da es heute in vielen Unternehmen essenziell wichtig ist, über EDV-Kenntnisse zu verfügen, werden viele Personaler einen genauen Blick auf Ihre Angaben werfen und gegebenenfalls im Vorstellungsgespräch noch einmal darauf eingehen.
Es lohnt sich also, die Bewerbungsunterlagen auch hinsichtlich dieses Fakts gut vorzubereiten.
Und seien Sie unbesorgt, wenn Sie bisher „nur“ mit anderen, ähnlichen Programmen gearbeitet haben, ist dies auch bereits ein Pluspunkt.
Sie können schließlich immer noch betonen, dass Sie sich gerne in die MS Office-Programme einarbeiten lassen.
Weiterführend:
